Співробітник заповнює заявку, а застосунок сам веде її маршрутом: керівник, фінансовий директор, бухгалтерія. Кожен бачить, що чекає саме на нього.
«Погодження» — застосунок для Uspacy від RUBICON. Він переносить внутрішні погодження в портал Uspacy: оплату рахунків, компенсацію витрат, знижки клієнтам, закупівлі, онбординг. Маршрут, поля форми, умови й доступи адміністратор задає в інтерфейсі застосунку окремо для кожного процесу.
Рахунок приходить у месенджер. Керівник відповідає через два дні, бухгалтерія питає, чи бачив його фінансовий директор, а чеки лежать у трьох різних чатах. Коли заявка зупиняється, незрозуміло, на кому.
У «Погодженні» в кожної заявки є маршрут, поточний крок і стрічка з усіма рішеннями та коментарями.
Запустити процес
Процеси згруповані за категоріями, є пошук, а вгорі ті, що ви запускали нещодавно. Перед запуском видно маршрут: хто й у якому порядку погоджуватиме. Обов’язкові поля не дадуть запустити заявку, поки вони порожні.
Отримати рішення
Заявка, що чекає на вас, з’являється в «Лотку», а Uspacy надсилає сповіщення в дзвіночок. Ви бачите дані заявки й інструкцію до свого кроку, пишете коментар і натискаєте кнопку рішення. Питання колегам можна поставити в «Обговоренні» через @.
Внести дані на кроці
Деякі кроки просять доповнити заявку, наприклад вказати бюджетну статтю в закупівлі. У чеклісті кожен рядок закривають окремо.
Бачити, де заявка
«Мої процеси» показують статус, поточний крок і хто зараз погоджує. Автор і спостерігачі дізнаються про кожне рішення разом із коментарем.
9 типів полів: текст, число, вибір зі списку, дата, співробітник, файл, запис CRM, товари з каталогу Uspacy, таблиця. Поле можна зробити обов’язковим або заповнювати пізніше, на одному з кроків.
Кроки додаються на візуальній схемі. Для кожного задаються назва, інструкція, дедлайн і поля: що виконавець бачить, що заповнює і що є обов’язковим. Коли дедлайн минає, застосунок нагадує й ескалює заявку.
Співробітник, роль, відділ, автор заявки, керівник автора, людина з поля заявки або виконавець іншого кроку. Якщо погоджувачів кілька, вистачить рішення будь-кого або потрібне рішення кожного. На час відпустки погоджувача можна призначити заміщення.
Погодити, відхилити або повернути на вибраний крок, зі своїми назвами й кольорами. Можна вимагати коментар.
Заявка йде потрібною гілкою залежно від даних форми. Наприклад, суми понад 10 000 ₴ погоджує ще й фінансовий директор, а менші його оминають.
Рішення можна приймати окремо по рядках таблиці: «Виконано», «Не потрібно», «Проблема». Для кожного результату можна вимагати коментар або обов’язкові поля, а розгалуження далі враховує результат усіх рядків.
Сповіщення, задача чи справа в Uspacy, лист, вебхук у зовнішню систему, отримання даних угоди, компанії чи контакту, запис результату назад у CRM.
Процес сам заповнює договір, акт чи службову записку й додає файл до заявки. Змінні «Лист погодження» вносять у документ, хто, коли і з яким коментарем погодив.
Для кожного процесу окремо: хто може запускати, хто керує, хто бачить заявку і які саме поля. Новий процес не можна запустити, поки він у чернетці. Після архівації він зникає з форми запуску, а наявні заявки доходять до кінця.
Мета, тип витрат, сума й усі чеки в одній заявці. Погоджує керівник, бухгалтер додає коментар, а великі суми йдуть ще й фінансовому директору.
Постачальник із CRM, файл рахунку, сума й дата.
На кроці обов’язково вказують бюджетну статтю, без неї рішення не ухвалити.
Процес читає дані угоди, а розмір знижки записує назад в угоду.
Чекліст, де кожен пункт закривають окремо, з файлом-підтвердженням або коментарем до проблеми.
Окремий процес у категорії «Адміністративні» зі своєю формою й доступами.
Встановити
Відкрийте «Крамничку» у своєму порталі Uspacy, знайдіть «Погодження» і встановіть застосунок.
Налаштувати
Адміністратор порталу створює процес у розділі «Погодження» → «Налаштування»: поля форми, схема, доступи.
Активувати
Коли все готово, активуйте процес. Для цього потрібен хоча б один крок.
Перевірити
Запустіть тестову заявку. Почніть з одного процесу, а інші додавайте по одному.
Створюємо поля й упорядковуємо форму.
Кроки, погоджувачі, рішення, розгалуження, автоматичні кроки, документ.
Новий процес, доступи, активація.
«Лоток», запуск заявки, рішення, чекліст, контроль.
Що отримують учасники і як налаштувати текст.
Так. Розгалуження перевіряє поле форми, наприклад «Сума більше 10 000», і веде заявку гілкою з додатковим кроком.
Ви обираєте правило: «Будь-хто з обраних» або «Усі обрані». В обох випадках перше «Відхилити» чи «Повернути» завершує крок одразу.
Для кроку можна задати дедлайн: коли він минає, застосунок нагадує про заявку й ескалює її. На час відпустки погоджувача можна призначити заміщення. Адміністратор порталу також може ухвалити рішення замість виконавця кнопкою «Погодити як адміністратор».
Заявку можна прив’язати до угоди, компанії чи контакту й додати товари з каталогу. Автоматичні кроки читають дані CRM, записують результат назад і створюють задачі чи справи.
Так. Крок «Документ» заповнює ваш шаблон Word даними заявки й додає готовий файл до неї.
Дзвіночок у заявці вимикає сповіщення лише по ній. Про свої кроки й згадки ви все одно дізнаєтесь.
Процес зникне з форми запуску, а заявки, що вже йдуть, дійдуть до кінця. Архівний процес можна відновити.
«Погодження» створене саме для погоджень: кілька рівнів, ескалації, коментарі до кроків і різні поля на різних кроках. Для простих дій за подією, де не потрібне рішення людини, підходять стандартні автоматизації Uspacy.
Ні. Форма, маршрут, умови й доступи налаштовуються без коду. Технічний фахівець знадобиться хіба що для вебхуків у зовнішні системи.
Це налаштовується в кожному процесі окремо: хто бачить заявку і які саме поля.
Заявки, що вже йдуть, пройдуть за старою схемою. Ті, що запустили після змін, підуть за новою.
Ні. Застосунок призначений для внутрішніх погоджень у компанії: він не накладає КЕП і не обмінюється документами з контрагентами.
Поки ні: у мобільному застосунку Uspacy технічної можливості для цього зараз немає.
На тарифі «Стандартний» доступно до 5 процесів, на тарифі «Професійний» обмежень немає.
Підтримка в Telegram · Телефон: +38 (044) 300-22-40
Хочете налаштувати маршрути під вашу компанію разом із нами? Розкажіть, які погодження у вас зараз ідуть у чатах.
Ми якнайшвидше звʼяжемось з вами, щоб обговорити деталі.
Дякуємо, що ви з нами!
Скористайтеся послугами нашої компанії або замовте безкоштовну консультацію, щоб дізнатися, як наші рішення допоможуть вашому бізнесу рости
Заповнюйте форму та замовляйте наші послуги
або отримайте
безкоштовну консультацію!
Effective sales management, customer loyalty and process control.
learn more
