Фундація Дім Рональда МакДональда в Україні майже десять років підтримує родини важкохворих дітей, допомагаючи їм залишатися поряд із дитиною під час лікування. Організація є частиною міжнародної мережі, яка працює у 65 країнах і регіонах, та розвиває в Україні підхід сімейно-орієнтованої медицини.
Один з ключових напрямів роботи Фундації – Сімейні кімнати Рональда МакДональда, відкриті в обласних дитячих лікарнях. Це простір, де батьки можуть перепочити, подбати про базові побутові потреби, провести час із дитиною, поїсти та відновити сили. У частині кімнат передбачене тривале проживання: родини залишаються там стільки, скільки потрібно для лікування та одужання дитини. Для сімей така підтримка є безкоштовною, а для самої Фундації – щоденною відповідальною роботою, у якій важлива кожна деталь.
Щороку через цю систему допомоги проходять тисячі родин. З часом стало очевидно: щоб утримувати високу якість сервісу, масштабувати процеси та швидко отримувати точні дані, звичних інструментів уже недостатньо.
До переходу на Uspacy значна частина внутрішньої роботи Фундації велася в таблицях. Для кожного напряму існував окремий файл: один – для візитів, інший – для ночівель, ще інший – для обліку сервісів, окремо фіксувалися надходження від партнерів і донорів. Таких таблиць накопичилося близько десяти або навіть більше, і кожна з них відображала лише окремий шматок загального процесу.
Проблема полягала не тільки в кількості файлів, а й у відсутності єдиної логіки між ними. Інформація не була пов’язана між собою, тому будь-який звіт або зріз даних доводилося збирати власноруч з різних джерел. Це займало багато часу, створювало ризики помилок і серйозно ускладнювало управління операційною діяльністю.
У деяких випадках команда навіть змушена була звертатися до камер відеоспостереження, щоб зрозуміти фактичну кількість людей у сімейній кімнаті на конкретний момент. Тобто для відповіді на базове управлінське питання потрібно було буквально перераховувати присутніх власнору.
Першою причиною для пошуку CRM стала не операційна частина, а напрям партнерств і фандрайзингу. За роки роботи Фундація накопичила велику базу контактів донорів та партнерів, але ця база жила в різних Excel-файлах і постійно переносилася з одного документа в інший.
У команді зберігалася велика таблиця з історією внесків за всі роки: хто підтримував Фундацію, що саме передавав і коли це відбувалося. Але працювати з такою інформацією було складно: масив даних був громіздким, неструктурованим та незручним для швидкого аналізу.
Окремим викликом стали благодійні події. Запрошення надсилалися власноруч, підтвердження участі також фіксувалися без автоматизації, а історія взаємодії з партнерами не була поєднана з іншими процесами. І якщо раніше це ще можна було контролювати в ручному режимі, то зі зростанням масштабу заходів – від невеликих подій до конференцій на понад дві тисячі учасників – така модель перестала бути ефективною.
Паралельно збільшувався й обсяг операційної роботи в сімейних кімнатах. Фундація розширювала перелік підтримки: окрім проживання, батьки почали отримувати психологічну допомогу, харчування, набори першої гігієни. При цьому команда дуже уважно ставиться до обліку послуг та ресурсів. Важливими є навіть на перший погляд дрібні показники – наприклад, споживання чаю або кави, зміна попиту після оновлення техніки, залишки між різними кімнатами. У таблицях такий рівень деталізації підтримувати було дедалі важче.
На глобальному рівні мережа працює з Salesforce, однак для української Фундації це рішення виявилося занадто дорогим і з погляду ліцензування, і з погляду впровадження.
Тому команда почала шукати українську систему, яка була б одночасно гнучкою, зрозумілою та доступною для користувачів без технічної підготовки. Ключовою вимогою була простота: із системою мали комфортно працювати не лише окремі фахівці, а вся команда.
Саме тому вибір зупинився на Uspacy. Перевагами стали зрозумілий інтерфейс, можливість гнучкого налаштування під нетипові процеси та відносно швидка адаптація команди до нового середовища.
Для RUBICON цей проект від початку був особливим. З одного боку, хотілося підтримати організацію, яка щодня робить справді важливу соціальну роботу. З іншого – ми отримали нестандартний запит: мова йшла не про класичну CRM для продажів, а про побудову цифрової системи для управління складними внутрішніми процесами благодійної організації.
У Фундації було чітке бачення того, як має виглядати результат: які дані потрібно бачити, як має будуватися логіка візитів, якою повинна бути аналітика. Але не було внутрішнього ІТ-спеціаліста, який міг би трансформувати це бачення в технічну архітектуру системи. І тут наша роль полягала саме в тому, щоб допомогти “перекласти” потреби команди на зрозумілу цифрову модель.
Разом з Фундацією ми налаштовували розумні об’єкти, структуру карток, сценарії роботи з візитами, зв’язки між бенефіціарами та родинами, а також аналітичні дашборди. Частину рішень доводилося не просто реалізовувати, а адаптувати вже в процесі тестування – з урахуванням того, як реально працюють сімейні кімнати в лікарнях і наскільки зручно цим користуватися співробітникам.
Деякі початкові ідеї ми трансформували, деякі – свідомо спрощували, щоб система залишалася зрозумілою для всіх учасників процесу. Саме ця спільна робота дала результат: Фундація зберегла своє бачення, а ми допомогли оформити його в логічну, робочу та масштабовану систему.
Роботу над проектом ми почали з детального ТЗ, щоб зафіксувати ключові сценарії, ролі користувачів і логіку майбутньої системи. На першому етапі сфокусувалися на блоці, пов’язаному з донатами, партнерами та великою контактною базою. Для цього ми налаштували воронку угод, автоматизували базові дії в роботі з партнерами, реалізували надсилання листів подяки, а також створили окремі картки для контрагентів, партнерів та івентів на базі Розумних об’єктів. Фактично це був фундамент для системної роботи з донорами, яку раніше підтримували власноруч та через розрізнені таблиці.
Після цього ми перейшли до другого, значно складнішого контуру – операційної діяльності, пов’язаної з проживанням та щоденною роботою сімейних кімнат. На цьому етапі до проекту активніше долучилися кінцеві користувачі, які працюють з відвідувачами напряму, тому ми провели додаткове опрацювання вимог. Частину логіки довелося переглянути вже після старту, оскільки первинна модель не повністю відповідала реальному сценарію роботи команди. Після уточнення процесів ми переналаштували функціонал, провели кілька навчальних сесій і поступово вивели команду на новий формат роботи в системі.
Окремим етапом стала побудова аналітики. Ми зібрали великий дашборд, у якому вивели всі ключові кількісні показники з можливістю фільтрації за періодом і відповідальним. У цій логіці відповідальний користувач фактично відповідає окремій сімейній кімнаті або напрямку, тому керівництво отримало змогу бачити як загальну картину, так і деталізацію по кожному підрозділу без ручного збору цифр з різних джерел. Пізніше систему додатково розширили: на основі вже налаштованого блоку створили суміжний розділ для тривалого проживання, який має схожу логіку, але відрізняється набором полів, тривалістю перебування та статистикою.
Одним з найскладніших технічних завдань на старті стала інтеграція з сайтом на WordPress. Через специфіку сайту в систему передавалися не лише коректно завершені платежі, а й порожні або незавершені транзакції, які не можна було автоматично враховувати як реальні донати. Стандартної логіки для такого сценарію було недостатньо, тому ми розробили кастомний обробник, який дозволив точніше визначати статус платежу. Це дало змогу очистити потік даних і зробити блок донатів придатним для реальної щоденної роботи.
Не менш важким виявився й етап перенесення історичних даних. У Фундації вже були великі масиви інформації за попередні періоди, і важливо було не просто зберегти їх, а адаптувати під нову логіку роботи в CRM. Для цього довелося переглядати старі Excel-файли, звіряти структуру даних, трансформувати поля та приводити історичну інформацію до формату, який відповідає новій моделі в Uspacy. Це був не одноразовий технічний імпорт, а повноцінна робота з переосмислення структури даних, щоб у системі однаково коректно відображалися і поточні процеси, і попередня історія.
Ще один виклик стосувався не техніки, а реального користувацького досвіду. Частину функціоналу довелося доопрацьовувати вже після перших тестів, оскільки фактична робота співробітників виявилася більш складною та багатошаровою, ніж це виглядало на етапі первинного опису. Саме тому в проекті було кілька ітерацій уточнень: ми змінювали поля, додавали нові типи послуг, спрощували окремі сценарії та повторно проводили навчання. У підсумку це не стало проблемою, а навпаки – дозволило побудувати систему, яка не просто формально автоматизує процес, а дійсно відповідає живій операційній моделі Фундації.
Найшвидший ефект дало впровадження в операційній частині. У системі вдалося сформувати власну логіку обліку: спочатку створюється картка дитини як основного бенефіціара, далі до неї прив’язуються члени сім’ї, а кожен прихід у сімейну кімнату фіксується як окремий візит через Розумні об’єкти.
Під час активного візиту працівники відзначають усі послуги, які отримує родина: проживання, харчування, психологічну підтримку, видачу пакунків турботи та інші формати допомоги. Таким чином у системі накопичується повна, пов’язана між собою історія взаємодії.
Окремо ми реалізували функціонал для роботи з донатами, сповіщеннями та аналітикою. У підсумку замість десятків ізольованих Excel-файлів команда отримала єдине робоче середовище, де основна інформація зібрана в одному місці.
Крім того, частина співробітників почала активно використовувати додаткові інструменти Uspacy – завдання, календар та пошту. Для декого система фактично стала основним робочим простором.
Найпомітніший результат – це прозорість процесів у реальному часі. Те, що раніше вимагало ручного зведення таблиць або додаткових перевірок, тепер доступне в системі одразу. Керівництво може в будь-який момент відкрити CRM, обрати конкретне місто та побачити актуальну картину: скільки активних візитів триває, скільки людей зараз перебуває в кімнатах, які послуги їм надаються та які місця зайняті.
Не менш важливою стала аналітика. Дані тепер накопичуються не фрагментами, а системно. Фундація бачить статистику за кількістю дітей та родин, тривалістю проживання, обсягами харчування, психологічними консультаціями, виданими пакунками турботи, участю в тренінгах та іншими активностями. Це дає можливість формувати звіти за будь-який період – від одного дня до року – без тривалого ручного опрацювання.
Ще одна важлива зміна – цілісність даних. Інформація більше не розпорошена між окремими файлами. Тепер дитина, родина, візити, надані послуги та статистика існують у єдиній логіці. Завдяки цьому знизився ризик помилок, пришвидшилася підготовка звітності та значно простішим стало управління регіональними процесами.
Сьогодні Uspacy для Фундації Дім Рональда МакДональда в Україні – це вже не просто CRM для взаємодії з донорами. Система поступово перетворилася на повноцінну операційну платформу, яка допомагає керувати благодійною діяльністю комплексно.
Команда отримала контроль над процесами в регіонах, доступ до глибокої та прозорої аналітики, а також можливість швидко формувати звіти без виснажливого ручного зведення даних. Те, що раніше займало години, тепер виконується в кілька дій – точніше, швидше й без втрати важливих деталей.
Попереду – подальший розвиток автоматизації, зокрема в роботі з партнерами та подіями. Але вже зараз видно головне: операційна діяльність стала системною, передбачуваною та керованою. Саме це і стало ключовим ефектом впровадження.
Залиште заявку – наш фахівець зв’яжеться з вами, щоб підібрати оптимальний варіант для вашого бізнесу.
Пояснимо, як працює CRM для бізнесу, і запропонуємо ефективний план впровадження.
Скористайтеся послугами нашої компанії або замовте безкоштовну консультацію, щоб дізнатися, як наші рішення допоможуть вашому бізнесу рости
Заповнюйте форму та замовляйте наші послуги
або отримайте
безкоштовну консультацію!
Ми якнайшвидше звʼяжемось з вами, щоб обговорити деталі.
Дякуємо, що ви з нами!
Ефективне управління продажами, лояльністю клієнтів та контроль процесів.
Дізнатися більше
